情報分析基盤の構築
Yellowfinを使い、営業支援システムを3カ月という短期間で整備
～基幹システムとのリアルタイム連携を実現し、あらゆる営業シーンで自在に活用できる情報分析基盤の構築に成功～

導入前の課題

各店舗からの数字の報告様式が統一化されておらず、手作業による集計に時間と労力を要してしまい、データの共有や活用がスムーズにできていなかった

「お客様本位のサービススタイルを提供すること」を掲げ、不動産業がサービス業であるとの観点から幅広くサービスを展開しているナカジツにとって、正確な数字を把握し、それらを適切に可視化させることは、経営戦略上欠かせないものである。

 

しかし、システムを導入する以前は、数字を各店舗の店長がExcelで管理していたため、経営陣が見たい数字をすぐに見せられる状況ではなかったという。

例えば、経営陣から「契約率を見たい」という依頼があった場合、20店舗で管理しているExcelを集め、そこから一つ一つ集計するという作業が発生していた。

また、組織が大きくなるにつれて、当時定めていた重要業績評価指標（以下：KPI）が規模に合わなくなっていたことも同社の課題となっていた。

 

当時の状況について、ナカジツ IT戦略課 課長 橋爪 幹人氏は、
「経営陣からの依頼に対し、即時に数字を出すことは困難でした。その背景には、店舗によってデータ更新のタイミングが異なっていたり、手作業による入力漏れが発生していたり、場合によっては手書きメモの数字を集計しなくてはならないということもあり、数字を出すまでに膨大な作業が発生していたからです」と明かした。

 

そこで同社は、会社全体で業績を伸ばしていくため、全社共通指標で管理する仕組みを定義し、経営陣が見たい時にリアルタイムで正確な業績レポートを見られる環境を構築することに決め、BIツール導入の検討を開始した。

 

BIツール導入には、主に次のような要件があった。
同社はBIツールをはじめて導入することもあり、まずBIツールに触れる環境を構築し、製品、技術理解を深めつつ、効率化を図れる実際の運用方法や企業規模に応じた新しい経営指標を固めていく方針としたため、スモールスタートで始めて拡張していくことが可能な製品でなければならなかった。

 

また、同社が導入している独自の営業支援システムにBIツールから直接データアクセスが可能なことだ。この営業支援システムは、パッケージベースのソフトウェアをフルカスタマイズした基幹システムである。このシステム内には営業履歴、契約内容、物件情報など不動産売買で扱うデータが大量に蓄積されている。

 

導入がしやすく、初心者でも操作が容易なYellowfinを採用

それらの要件を満たすBIツールの検討を始めたナカジツでは、先ず多くのソフトウェアメーカーが一同に集結し、実際に目で見てシステムに触れることが出来る展示会に参加し、製品情報を収集した。

 

その後、要件を満たす幾つかのツールの詳細調査と比較検討を行ったところ、最後に残ったのがYellowfinであった。実際に触れてみて、「これならユーザ部門でも利用できる」と思った橋爪氏は、迷うことなくYellowfinの導入を決意した。

 

「初心者でも直感的に操作が出来ることがポイントでした。しかし、一番の決め手はYellowfinが価格体系としてエントリープランを設けていたことです。高額なイメージがあるBIツールにおいての利用状況に応じた段階的な価格体系があったので先ずはやってみましょう！と導入に踏み切ることができました」（橋爪氏）。

 

また、この分析システムを構築するパートナー選定においては、ソフトウェアを提供しているYellowfin社が強く推薦したジールの四半世紀に渡る確かな実績と知見、それを裏付ける提案内容を評価し、ジールを構築パートナーとした。

 

本番稼働までのプロセス

段階的な導入によって分析業務を浸透。
システム導入から運用支援まで、ナカジツとジールの二人三脚スタイルでプロジェクトを進行

先ず試験導入工程から始め、1か月目は今までレポート作成に多大な時間と人員を要していたという社長室報（シェア分析）のシステム化からスタートした。
橋爪氏は、当時を振り返り、こう話す。
「短期間で業務利用できるまでにご支援いただきました。ジールの知見を伺いながら進行出来、状況に応じてかなり柔軟に動いていただけるという安心感がありました。」

試験導入工程は順調に進み、次にKPIを定め直し、契約件数、決済件数といった200項目にわたる新KPIをリアルタイムにモニタリング、分析できるシステム構築支援を行うこととなった。

 

しかし、業務詳細データを含めたデータベースを構築していくと、接続先のデータソースの集計値と、営業支援システムで表示される集計値、Yellowfinのダッシュボードに表示される集計値に不整合が発覚し、原因を探らなければならなかった。

 

度重なる調査と議論の結果、値の食い違いは、現状の業務要件に応じた集計定義を行ったYellowfinと営業支援システムにおける集計定義が違い、また、営業支援システムにその処理がなされた背景や定義がブラックボックス化していたことに起因するものであった。
「中には、前任者から引き継いだままで、入力する数字の根拠がわからない人もいました。どれが正しいのか、それを追求するために、連携されたデータベースを追っていくという作業を行いました。正解を見つける作業がとにかく大変でした」（橋爪氏）。

また、調査の中でほかの課題もみえてきた。日々の営業活動を登録するデータ入力作業では、営業支援システムとExcelの二つを使っているが、その作業において、営業支援システムへの入力漏れが多く発生していたことが明らかになった。そこで同社では、今回構築した分析システムにて入力漏れを素早く発見できるようにし、営業支援システムへの入力の徹底を促すことでデータ品質の保全を実現した。

 

製品の導入効果・ジールの支援に対する評価

システム化により手作業の大幅な削減に成功
数字の報告様式が標準化され、正確なデータを元にした経営判断が可能に

スモールスタートで始まったYellowfinは、IT戦略課での本番稼働がスタートし、業務の可視化ツールとして活用されている。

 

Yellowfinの導入効果について、橋爪氏はこう話す。
「集計が手作業という状況から脱却し、今では営業支援システムに格納されているデータを自由に分析できています。Yellowfinを導入したことで、タイムリーに正確な数字が可視化されるようになったため、経営陣から「こんなデータが見たい」といった依頼に対し、素早い対応ができるようになりました。」

 

特に、20店舗の店長陣が抱えていたExcel管理がなくなったことが、最大のメリットだったという。また、定期配信機能で自動的にレポートが配信されるようになったことで、導入前にかかっていた手作業の工数もほぼゼロにすることが出来た。

 

ジールの導入支援について、ナカジツ IT戦略課　松川 沙樹氏がこう評価する。
「ジールの吉田様には、トレーニングやお電話でのサポートを何度も実施して頂きました。そのおかげで、初心者の私が導入からわずか数か月という期間でBIを使いこなせるようになりました。」

 

システム構成図

見える化を全社全業務で実現させ、リスク管理が可能な予測システムへの展開も視野に

現在ナカジツでは、お客様へのサービス向上の一環として、同社のお客様向けに情報の配信や営業担当とコンタクトが取れるアプリを構築しているが、そのアプリを使って、今後のライフステージに合わせたご提案が出来るような仕組みも実現させたいと考えている。

 

そのためには、今回構築した分析システムには、今後さらに営業履歴管理、工事における原価管理やプロジェクトの収支といったデータも取り込んでいき、そのモニタリングと相関性分析を実現することで、現在の状況から未来を予測し、素早い経営判断を支えるシステムに発展させていきたいと考えている。
「それを実現するためには、どのデータを組み合わせ、いかに分析するべきかを状況に合わせて試行錯誤する必要があり、それを柔軟に対応できるシステムでなくてはならないと考えます。今後の全社全業務への展開に向けて、ジールには引き続きご協力をお願いするつもりです」と橋爪氏は話した。

 

プロジェクトを担当したジールの吉田は、今後の同社の展望について熱意をもってこう語る。
「ワンストップサービスの提供に貢献できる仕組みとして、最新のAI技術などを取込み、ライフプランに合わせて最適なサービス例を提案できるような仕組みへと進化させていければと思っています。例えば、カスタマージャーニーで考えると、最初に新築の住宅を購入した方は、10年後にはリフォームするかも知れない、家族構成の変化に伴って住宅活用を考えているかもしれない。こういったお客様を発見し、いくつかの提案プランが出力される仕組みが実現できればいいなと思っています。」

 

不動産専門店として「ワンストップサービス」をより発展させていくとともに、新分野にも積極的に進出していくナカジツ。さらなる拡大を目指し、ナカジツブランドの飛躍にむけて挑戦は続きます。

 

製品ソリューション紹介

Yellowfin